Inilah Empat Cara Merencanakan Event Bisnis yang Sukses

Coworking Area Greenhouse

Event bisnis semakin populer sebagai cara mendekatkan perusahaan ke mitra dan klien. Acara seperti peluncuran produk dan konferensi pers adalah langkah penting bagi bisnis untuk menunjukkan bagaimana event itu dapat memecahkan masalah di pasar.

Namun, mengadakan event untuk perusahaan memberikan lebih banyak tantangan dibandingkan dengan acara untuk audiens kasual.

Sejak membuka lokasi pertamanya pada tahun 2018, Greenhouse, penyedia solusi terintegrasi yang membantu bisnis untuk berkembang di pasar yang tumbuh cepat seperti Indonesia, telah membantu mengorganisasi lebih dari 155 event bisnis dalam coworking space ramah lingkungan di Multivision Tower, Jakarta Selatan. Ini termasuk perusahaan seperti Apple, Google, AWS, Nestle, Plug and Play, Visa, Microsoft, Salesforce, dan banyak lagi.

Pada bulan Maret 2019, Greenhouse mengadakan survei internal dengan klien event sebelumnya termasuk ZenDesk, Accenture, UBS, dan Fleishman Hillard. Melalui survei ini, para klien tersebut memberi skor Net Promoter Score (NPS) sebesar 83 untuk venue acara Greenhouse, yang berarti klien sangat mungkin merekomendasikan Greenhouse kepada orang-orang di jaringannya.

Viktor Kyosev, Head of Indonesia di Greenhouse, menyatakan, ketika bekerja dengan perusahaan besar, margin kesalahannya haruslah tipis. Acara bersifat dinamis dan dalam mengorganisasi acara harus menghadapi banyak keputusan.

Berikut adalah empat cara untuk membantu Anda membuat keputusan yang akan menguntungkan klien dan perusahaan Anda sebagai EO.

Pahami kebutuhan perusahaan klien

Menurut Viktor, "Jika Anda ingin menarik dan mempertahankan klien yang terbaik, Anda harus benar-benar memahami tantangan yang dihadapi klien itu."

Setiap perusahaan memiliki kebutuhan yang berbeda. Bahkan perusahaan yang sama mungkin memiliki kebutuhan yang berbeda dari waktu ke waktu, dari memperkenalkan produk hingga mendekati mitra. Memahami kebutuhan tersebut lebih dari sekadar mengatur acara seperti pesanan klien akan memungkinkan Anda untuk mendukung klien tersebut dengan lebih efisien.

Misalnya, mengorganisasi acara networking bisa mengharuskan Anda untuk melakukan hal yang berbeda berdasarkan kebutuhan klien. Jika klien ingin melibatkan sponsor atau media, Anda harus menciptakan suasana yang lebih mengesankan dan mencerminkan mereka dengan baik. Jika klien menginginkan acara internal untuk meningkatkan bonding tim mereka, Anda perlu suasana yang kurang formal di mana orang dapat bersantai dan berinteraksi.

Optimalkan venue

Saat memilih tempat, jangan hanya mempertimbangkan kenyamanan atau daya tarik visual. Sekali lagi, cobalah untuk memahami kebutuhan klien. Ini termasuk bersiap untuk situasi tidak terduga karena perubahan kebutuhan tersebut. Ganesan Soma dari Padang & Co, salah satu klien acara Greenhouse, memuji, "Staf profesional yang sangat membantu meskipun ada perubahan di menit-menit terakhir."

Misalnya, mengadakan acara perusahaan di coworking space, berarti ruang tersebut dioptimalkan untuk bisnis dengan fasilitas seperti layar, proyektor, spidol, flipchart, colokan, dan banyak lagi. Anda dapat memanfaatkan ekosistem venue tempat kerja untuk mencari pembicara dan peserta.

Tawarkan layanan proaktif

Jangan hanya menawarkan layanan pelanggan, tetapi cobalah untuk menawarkan pengalaman pelanggan yang holistik. Layanan pelanggan muncul terutama ketika ada umpan balik negatif dari klien. Misalnya, ini berarti siap untuk menawarkan solusi jika ada kesalahan teknis atau acara berjalan terlambat.

Tetapi memperhatikan keluhan tidak cukup. Pengalaman pelanggan yang hebat berarti memberikan pengalaman yang menyenangkan dalam seluruh perjalanan pelanggan. Ini termasuk bertanggung jawab untuk memastikan bahwa ada masalah sesedikit mungkin. Sebagai contoh, Rudy Setiawan dari Komisi Perdagangan dan Investasi Australia, salah satu klien acara Greenhouse, mengatakan bahwa salah satu hal yang ia sorot adalah kesediaan tim Greenhouse untuk bertanggung jawab atas segala masalah yang dihadapi.

Jangan lupa untuk mengumpulkan umpan balik

Kunci dari mempertahankan klien adalah menghargai pendapat mereka bahkan setelah transaksi Anda selesai, seperti melalui mengumpulkan umpan balik. Greenhouse selalu mengumpulkan umpan balik kualitatif selama interaksi dengan klien, dan kuantitatif melalui survei Net Promoter Score (NPS) yang terkirim secara otomatis setelah setiap acara. NPS adalah cara untuk mengukur kesetiaan pelanggan yang dikembangkan oleh Fred Reichheld di Bain & Company pada tahun 2003.

Anda bisa menghitung NPS dengan mengajukan pertanyaan sederhana ke klien Anda: "Seberapa besar kemungkinan Anda akan merekomendasikan perusahaan kami kepada teman atau kolega?" Berdasarkan respons mereka di skala 0 hingga 10, Anda akan mengelompokkan pelanggan Anda ke: promotor (skor 9-10), pasif (skor 7-8), dan pencela (skor 0–6). Kemudian, kurangi persentase pencela dari persentase promotor dan Anda memiliki skor NPS Anda. Skor berkisar dari -100 (semua pencela) hingga +100 (semua promotor). Skor NPS lebih besar dari 0 dianggap baik, 50+ sangat bagus, dan 70+ seperti dalam kasus Greenhouse adalah kelas dunia.

Keempat cara ini akan membantu, tetapi menurut Viktor, hal penting terakhir dalam memberikan pelayanan adalah pelatihan yang aktif. “Mungkin tampak sederhana, tetapi kami juga selalu berusaha merekrut orang-orang hebat,” jelas Viktor, “Tidak hanya merekrut, tetapi juga melatih mereka dengan program pembelajaran kelas dunia yang terfokus pada menciptakan pengalaman yang positif.”